Envoyer un Mail

Note

Notes Importantes

L'envoi de mails par le site est gérer par l'outil AcyMailing qui permet l'envoi sécurisé des mails en masse (à plusieurs destinataires sans être pris pour un robot spammeur).

On explique ici comment envoyer des mails par ce biais.

Voir la documentation pour le détail de chaque action si nécessaire (ex Créer un template).

On se réfère ici aux actions effectuées à partir du Front End c'est à dire sur le site et pas dans l'administration de AcyMailing qui offre bien sur plus de possibilités.

Nous resterons simple pour que l'accès à l'envoi de mail soit faisable par un néophyte.

Termes à connaître :

  * Newsletter : Actualité, information aux inscrits que quelque chose de nouveau est porté à leur connaissance

  * Termplate : c'est un modèle de mail prêt à remplir. Les modèles (un par activité ou besoin spécifique) permettent d'obtenir une homogénéité de ce qui est envoyé par le site.

  * Campagne : Ce terme est un abus de langage, il signifie, pour rester simple, un type de mail à envoyer. La campagne est à associer à du Marketing : envoi d'une campagne de promotion sur les raquettes par ex. Très utilisé par les sites marchand. On peut encore simplifier en associant simplement Campagne à Mail.

ATTENTION : à l'usage il faudra peut être créer une campagne à chaque mail envoyé. Aujourd'hui (juillet 2021) , sans retour d'expérience je ne sais pas dire si on peut toujours "réécrire" dans une campagne existante.

  * Liste de diffusion : liste des inscrits qui recevront le mail

  * Inscrits : personne adhérente ou non (à voir) intéressée par la Newsletter. Ces personnes sont abonnées automatiquement à certaines News, par l'administrateur du site, si ils sont Adhérents. D'autres peuvent (à voir) s'abonner en cliquant sur un lien placé dans la News. Un mécanisme réglementaire (RGPD) permet aussi de se désabonner de cette News. On ne peut pas obliger les gens à recevoir des mails qu'ils ne souhaitent pas.

Hypothèses :

  * Un template adapter à été crée dans l'administration de AcyMailing (voir la doc Gérer les Templates)

  * la campagne à envoyer a été crée (voir doc Créer Campagne)

  * Les destinataires du mail sont tous des inscrits (voir la doc Gérer les inscrits)

  * La liste des destinataires a été crée (voir la doc Gérer les listes)

Plusieurs actions sont nécessaire pour envoyer un mail :

  1- Dans l'espace admin, choisir le menu "GestionMail" Note : un bouton équivalent sera positionné à un endroit du site qui reste à définir.

  2- Choisir la Campagne que vous souhaitez envoyer

  2- Créer une Campagne.

  3- Envoyer le mail

  4- Vérifier

ÉTAPE

Cliquer sur le bouton "Envoyer un mail"

  * Depuis le front end cliquer sur le lien : https://clubvosgiengiromagny.fr/index.php/espace-administrateur/acygestiomail

  * La vue ci-dessous apparait

ÉTAPE

Cliquer sur la Campagne à envoyer

  * Cliquer sur le nom de la campagne

  * La vue ci-dessous apparait, l'onglet Editer l'email est prépositionné

Note IMPORTANTE : le Template d'envoi de cette campagne donc de ce mail est prédéfini. C'est pourquoi, automatiquement on se trouve sur l'onglet "Editer l'email".

On peut cependant choisir un autre Template en cliquant sur l'onglet "Choisir un template".

ÉTAPE

Modifier le "Nom de la Campagne"

Si besoin vous pouvez modifier le nom de la campagne en écrivant dans ce champ

Une nouvelle campagne est alors crée sans passer par l'outil de création de campagne.

ÉTAPE

Modifier le "Texte d'apperçu de l'email"

Si besoin vous pouvez modifier le texte qui apparait en tête du mail en écrivant dans ce champ

Ce texte se trouvera juste sous l'objet du mail.

ÉTAPE

Modifier le "Sujet de l'email"

Si besoin vous pouvez modifier le texte qui apparait dans l'objet (= sujet) du mail en écrivant dans ce champ

Ce texte se trouvera dans l'objet du mail.

ÉTAPE

Inclure des pièces jointes

 * Cliquer sur le bouton "Selectionner"  une fenêtre s'ouvre pour choisir la pièce jointe.

 * Cliquer sur le bouton "Choisir un fichier"  une fenêtre s'ouvre pour choisir la pièce jointe parmis les fichiers de votre ordinateur.

Note : on peut également choisir parmi les fichiers proposés au dessus de ce bouton dans la partie upload du gestionnaire de mails proprement dit.

  * Choisir le fichier à partir du navigateur de fichiers de votre ordinateur.

  * Cliquer sur ouvrir ou double cliquer sur le nom du fichier.

IMPORTANT : cliquer sur le bouton "Importer" pour que votre pièce jointe apparaisse dans la partie haute (upload d'AcyMailing, c'est là qu'il stocke les pièces jointes).

  * Une fois importée, cliquer sur la vue représentant la pièce jointe dans la partie haute.

  * La fenêtre se ferme, le nom du fichier est placé à coté du bouton "Selectionner"

Note : une icone poubelle apparait à droite du nom du fichier, en cliquant dessus vous supprimerez la pièce jointe.

Note : Si vous cliquer encore sur le bouton "Selectionner" alors vous pouvez inclure une autre pièce jointe de la même manière.

ÉTAPE

Modifier l'email proprement dit

  * Cliquer sur le bouton bleu en bas au milieur "Modifier l'email".

  * La fenêtre ci-dessous s'ouvre c'est ici que l'on peut éditer le contenu du Mail.

  IMPORTANT : Dans la théorie, seul le contenu textuel de l'email est à modifier. En effet tout le "decors" est pris en charge par le Template.

  Il devient donc facile de rédiger son mail.

 Pour l'édition avancée des mails voir la doc correspondante (Edition avancée des mails).

ÉTAPE

Editer le texte du mail

  * Cliquer dans le texte, au milieu par exemple.

  * Une barre d'outils apparait en haut de l'éditeur.

  * Sélectionner tout le texte (ctrl A), le texte est sélectionné.

  * Saisisser votre texte à la place, une fois le texte saisi.

  * Cliquer sur Prévisualiser (en haut au milieu) ordinateur et/ou Tel pour vérifier le rendu et le texte (c'est ce que verra le destinataire).

  * Modifier jusqu'à obtenir ce que l'on souhaite.

  * Cliquer sur "Appliquer", icône disquette en haut à droite.

  * La fenêtre d'édition se ferme et l'on revient à la fenêtre précédente.

Note : on peut abandonner les modifications en cliquant sur l'icône "Annuler" en haut à droite.

ÉTAPE

Envoyer un mail de test

ÉTAPE

Enregistrer et continuer

  * Cliquer sur le bouton "Enregistrer et continuer" situé en bas à droite de la fenêtre du dessus.

  * On passe automatiquement à l'onglet suivant "Destinataires".

ÉTAPE

Définir les destinataires

  * La vue ci-dessous apparait.

  IMPORTANT : Nous nous placerons dans le cas d'un envoi à une liste existante.

  * Cliquer sur le + en face de la liste de la partie gauche de la vue (listes disponibles).

  * Celle-ci va apparaitre dans la partie droite (listes sélectionnées).

Note : on peut sélectionner plusieurs listes le cas échéant.

Enregistrer et Continuer

  * Cliquer sur le bouton "Enregistrer et continuer" situé en bas à droite.

  * On passe automatiquement à l'onglet suivant "Paramètres d'envoi".

ÉTAPE

Paramétrer les envois

  * La vue ci-dessous apparait.

 Théoriquement il n'y a rien à modifier dans cette vue.

Cependant nous allons détailler tous les champs au cas où.

ÉTAPE

Informations de l'expéditeur

  * Nom de l'expéditeur : en filigrane on trouve Club Vosgien Giromagny : Ne pas toucher ce champ.

  * Email de l'expéditeur : idem.

  * Nom "Répondre à " : idem.

  * Email "Répondre à" : idem.

  * BCC : éventuellement vous pouvez ajouter un ou plusieurs destinataires en copie cachée.

ÉTAPE

Quand voulez vous que votre email soit envoyé

  * Le bouton "Maintenant" doit être en bleu et mis en avant.

  Note : on peut planifier l'envoi des emails(voir la doc Planifier des envois de mail).

ÉTAPE

Paramètres additionnels

  * Ne rien toucher ici

Enregistrer et Continuer

  * Cliquer sur le bouton "Enregistrer et continuer" situé en bas à droite.

  * On passe automatiquement à l'onglet suivant "Résumé".

ÉTAPE

Résumé

  * La vue ci-dessous apparait.

 Théoriquement il n'y a rien à modifier dans cette vue.

Cependant nous allons détailler tous les champs au cas où vous envoyez une campagne (un mail) qui a déjà été envoyé, avec ou non le même contenu.

Email

  * En cliquant sur le stylo à droite de "Email", on revient dans l'onglet "Editer l'Email".

  * Voir le chapitre correspondant pour faire des modifications.

Sous fenêtre du mail

  * En cliquant sur la double flèche en haut à droite OU sur la flèche grise dans le mail, de cette sous fenêtre, on visualise le mail complet.

Pièces jointes

  * En cliquant sur le stylo à droite de "Pièces jointes", on revient dans l'onglet "Editer l'Email" ou l'on peut joindre des pièces.

  * Voir le chapitre correspondant pour faire des modifications.

Destinataires

  * En cliquant sur le stylo à droite de "Destinataires", on revient dans l'onglet "Destinataires".

  * Voir le chapitre correspondant pour faire des modifications.

Note : en cliquant sur les "x inscrits" en bas au milieu, il ne se passe rien A voir.

Paramètres d'envoi

  * En cliquant sur le stylo à droite de "Paramètres d'envoi", on revient dans l'onglet "Paramètres d'envoi".

  * Voir le chapitre correspondant pour faire des modifications.

Campagne déjà émise au moins une fois

  * Si la campagne a déjà été émise une fois alors il faut choisir le bouton radio envoyer aux nouveaux inscrits ou à tous le monde.

  * Ce champ est obligatoire.

ÉTAPE

Ajouter à la file d'attente

  * Appuyer sur le bouton en bas à droite "Ajouter à la file d'attente".

  * Ceci correspond en fait à l'envoi du mail, ou plus exactement l'envoi des x mails pour les x destinataires.

Note : les mails sont séquencés pour respecter les critères de l'hébergeur ici 25 mails par minute.

  * on revient sur la vue ci-dessous pour envoyer une nouvelle campagne/mail

  * Regarder le status de la campagne pour voir les destinataires servis.

 Note : il existe des statistiques détaillée d'envoi et de réception, elles feront l'objet d'un autre document.